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云南工业经济联合会:阳光采购谱新篇 ——云锡控股企业物资招标采购工作十年发展纪实

发布日期:2011-01-26   编辑:刘曼云   关注:

来源:http://www.yngjl.org/Info_list.asp?id=1866

2010年11月25日,《云锡集团在线招投标信息平台》建设项目的成功验收,为历时三年的《云锡集团在线招投标信息平台》建设项目划上了圆满句号,为云锡控股企业十年物资招标采购工作插上了腾飞翅膀,为云锡控股企业创新管理、拓宽阳光采购之路奠定了坚实基础。

十年回眸

2000年11月24日,是一个载入云锡物资采购史册的年份。云锡控股企业首次举行钢材采购招标会,投标单位的代表从全国各地云集云锡参加招投标会,14个投标单位,有6个单位中标,中标金额364.87万元,标志着云锡控股企业物资采购供应管理向规范化、标准化、科学化方面迈进。

2009年10月20日、21日,又是一个载入云锡物资采购史册的年份。云锡控股企业首次举行网上远程招标竞标采购,14个投标单位,有5个单位在20日首次网上招标采购中中标,2个单位在21日竞标采购中中标,两天中标金额1071万元。云锡物资采购应用先进的信息化技术和互联网平台,走出了一条积极探索之路,在物资招标采购中实现了新的突破。

回眸历史画卷,备感峥嵘岁月。2000年—2010年11月的十年间,云锡控股企业共组织449次868个品种14.8亿元的物资招标采购,取得了与市场同期价位相比,平均降低5.63个百分点,节约降低采购成本8340.42万元的较好成绩。这十年,云锡控股企业承启了云锡物资招标采购从无到有、从手工操作到电子商务的重要历史时期,如同一幅不断探索、不断实践、不断创新的画卷,铭刻着云锡物流奋斗的足迹,展现着云锡物流求索创新的辉煌成就,蕴藏着云锡物流求真务实的深刻启示。

十年足迹

2000年1月1日,是云锡控股企业物资采购发展史上的一座里程碑。这一天,《中华人民共和国招标投标法》的正式实施,百年老店的云锡,成立了以分管物流工作的云锡控股企业领导为组长,控股企业监察处、物资处、生产委、设能处、财务处、建设处等部门领导为成员的物资招标采购管理机构,建立了《永利棋牌集团有限责任企业招标采购实施办法》、《永利棋牌集团有限责任企业物资采购、供应管理公开实施办法》等一整套操作性强的制度办法,统一规范了招标、开标、评标操作程序。九年来,云锡控股企业强化物资招标采购管理,严把准入关。由分管领导,采购部门、技术监督部门、生产单位代表等有关人员组成审核组,对供应商的经营资格、资质证书及明确有效的质量保证证明凭据等进行严格审核,通过会议方式公开、透明地对供方进行评价,及合格供方认定,对符合资格条件的供应商敞开大门,一视同仁,并根据其所提供资料分门别类建立档案纳入电子商务信息系统管理。严把质量关。制定物资计划与价格的“双确认制”,坚持物资检测标准,对重要物资实行供方质量承诺制,并签订质量承诺协议,增强质量控制,尽力减少中间环节,不断提高直接采供率。严把评审关。引入竞争机制,通过比质量、比服务、比信誉、比实力、比价格,货比多家,量化评审,择优选用,不以价格作为唯一选择条件,有效杜绝质次价高产品和假冒伪劣产品以及不合格物资进入生产流程和用户手中。严把监督关。强化集中采购项目监管,扩大公开操作面,严格现场监督,实行严格的采购程序,实行阳光操作,公平竞争;加强采供部门和用户对物资采购的全过程监督,加大重点工程、专项工程、大型成套设备的招标竞标采购力度,与大型优势生产企业直接挂钩,减少中间环节,杜绝“暗箱操作”,减少“权力干预”。经过多年的探索与实践,强化了统一计划、统一采购、统一储备、统一配送、统一管理的“五统一”大统供管理原则,形成了较为规范的招标采购运行机制。

十年探索

人逢盛世百岁短,业逢盛世万年长。随着计算机网络技术的应用和蓬勃发展,计算机网络技术常识已经成为当代企业管理结构中不可缺少的一个重要组成部分;电子商务技术的崛起,让从事云锡物资招标工作的云锡人感受到电子采购技术已成为企业降低成本的重要手段,这种意识和责任,激发了云锡向电子采购技术进发的激情。

实施单位物资处把此项工作列为头等大事。2008年,云锡控股企业物资处处长苏维江、副处长李水保,先后率物资招标的相关人员,到外地学习调研电子商务技术的相关工作,物资处处长苏维江在电子商务及信息工作中,给技术人员交任务、提要求、出题目,亲自领导工作人员做好相关工作,从而增强了工作的及时性、针对性。经过调研考察,2008年11月5日,成功举行“云锡集团电子商务平台”App开发邀标,经过专家评审员对投标单位的App系统、建设方案、项目报价、售后服务,以及目标理念、技术方案、实施方案、传输系统、系统安全、人员培训、信息平台、数据采集、电子系统、竞价系统等具体建设方案进行严格评审,北京网达信联科技发展有限企业中标,获得“云锡集团电子商务平台”App开发的开发权。

云锡集团电子商务平台App开发的整体构架,基于互联网的招标采购平台,采用现代网络技术,构建招标采购、竞价采购、询价采购及供应商管理流程,实现采购管理和供应商管理的信息化、电子化、网络化,是集采购管理、采购咨询、供应商回应等功能为一体的电子商务平台,为云锡物资采购管理工作提供重要的信息平台支撑。项目整体设计按照云锡管理理念、管理思想、管理目标的需求而设计,明确系统业务需求、确定具体功能实现方案,与其它采购网站最大的不同,就是既有采购管理,又有供应商管理。整个流程按创新管理需求设计,管理流程中的供应商管理与评审流程,是云锡采购业务相关的全部供应商从供应商评价,评审、招投标、订单跟踪、质量记录、供应商全流程的管理。因而在项目设计、开发、实施、应用等方面的创新程度,对云锡控股企业和北京网达信联科技发展有限企业来说,都是一种自我挑战。

在挑战中成长的云锡集团电子商务平台项目建设,经过一年来反复的调研、需求分析、功能设计、App开发、系统整体测试,以及调试——完善——再调试——再完善等多次反复细致的艰苦工作,克服了重重困难,基本实现了分析、优化、完善、提高、创新、发展六大工作目标,即:分析——符合云锡的采购业务流程,提出适应云锡特点的电子采购方案;优化——采购核心流程,实现流程效率的提高和采购成本的降低,建立公开、公正、公平的采购机制;完善——采购的内部控制制度和业务流程;提高——采购的工作效率;创新——供应商的量化评价、评审指标体系,建立健全供应商管理流程,为供应商闭环管理建立基础;发展——在设计管理系统过程中,充分考虑到将来管理需要的扩展性要求,保留系统的灵活性,以便将来系统的应用和推广。

目前,云锡集团电子商务平台已正式投入运行,采购方的物资采购信息、招标、询价、比价、商务沟通、供应商投标及信息回馈等都通过平台在网上发布,为采购方和供应商提供更为公开、公平、公正、规范、快捷的采购环境。

十年发展

为有效运行云锡电子商务平台,2009年5月,云锡控股企业物资处、规划处的相关技术人员与北京网达信联发展有限企业技术人员一起,进行了系统运行环境安装、站点设置、系统安装初始化配置等应用App的安装,并进行了系统管理、初始化操作培训,包括App菜单、功能角色权限的配置操作,系统初始化相关数据字典设置,专家类别、专家库初始化方法等。云锡集团技术人员针对App开发情况,进行了在线招标投标、网上竞价、网上询价等功能的模拟练习及相关功能的模拟操作,掌握了App系统管理模块及相关功能的运用。

2009年7月9日至7月16日,云锡控股企业在物资储运企业举办三期培训班,对云锡控股企业各处室、各二级厂矿单位涉及云锡集团电子商务平台的相关人员,进行了在线招投标平台应用培训。9月14日至11月20日,云锡控股企业先后举办六期培训班,对全国各地与云锡长期合作的近200家企业及供应商的相关人员进行系统应用培训。云锡控股企业还为供应商培训组织了十余人的技术团队,及时解决供应商遇到的问题。在培训的基础上,供应商还在系统正式注册,云锡控股企业对首批注册的供应商进行评价,评价合格的供应商正式进入系统参与竞标。这样的培训,云锡控股企业近年还会继续组织,对全国与云锡控股企业来往密切的1980多家供应商,进行广泛的宣传和培训,让更多企业掌握平台的服务内容和操作,进入平台参与投标竞标,充分享受“在线广交会”的服务内容和实际操作,进一步扩大招投标采购的空间,为最终实现平台的大发展奠定坚实的基础。

十年成效

“千淘万漉虽辛苦,淘尽黄沙始得金。”云锡集团电子商务平台承载着时代的希望,风雨兼程,一路坎坷,在饱尝创业艰辛的同时,三大业绩为供需双方带来了实实在在的成效,在合作共赢的道路上越走越宽,良好的外部环境为云锡控股企业降低物资采购成本奠定了坚实的基础。

缩短采购周期,提高采购效率。网上招标采购与传统的采购方式相比,原有的交易手段比较落后,信息不灵,接触不广,工作中习惯找老朋友、老关系,不仅供需见面不方便,而且交易周期长、成本高,容易造成暗箱操作,通过网上招标采购,可有效地解决这些问题。第一、扩大供销渠道。凡是符合云锡控股企业要求的全国各地供应商均可在平台系统正式注册,实现了供应商信息档案化、采购信息网络化、招投标文件电子化、业务勾通平台化。第二、可以节约采购成本,通过网上交易,供需双方可节省可观的差旅费、食宿费,供需双方通过网上联系,省掉了供需见面这一环节,大大缩短了采购周期,提高了采购效率。从云锡控股企业两次在线交易情况看,比传统方式节约20—30%的相应成本,并为异地投标商打开了及时、准确、方便的快速通道,供应商可以不受空间、地域限制,进行足不出户的竞争,只要竞价截止时间一到,就可以知道自己是否中标,大大降低了采购成本,缩短了采购周期,使更多的中小供应商和异地供应商有机会在网上公开参与报价投标,增强了采购项目的竞争性,扩大了云锡采购的选择范围,大大提高了工作效率。

增加采购透明,杜绝恶意串通。云锡控股企业为防止在采购过程中采购人员与供应商私下互串,企业对供应商进行合格供方认定的透明化管理,并实行供应商资格设定权的最大公开透明化,以制约采购人员对供应商资格条件的设定权力,有效预防供应商行贿现象的发生,建立了有效的廉政防火墙。云锡电子商务平台网上竞价的成功运行,进一步提高了采购行为的透明度,规范了采购行为,运作流程以办理的程序化来实现行为的规范化,严把信息发布关、受理准入关、资格审查关、招标文件编制关、专家评委关、公示报告关,最大限度地避免了供应商恶意串标行为。采购文件以及有关交易记录都在网站上公示,所有采购行为都形成历史记录并保存在系统之中,而且竞价是在互联网上公开进行,避免了人为因素的影响,使得招标采购更加公正透明。系统规定了在报价截止时间前所有竞价供应商和报价信息无法查看,实现了整个采购过程的公开透明,真正体现了云锡控股企业物资招标采购“公开、公平、公正”的原则,为供需双方提供了更为规范、快捷的采购环境。

强化日常监管,维护采购形象。云锡电子商务平台的建立,一是进一步强化了采购全程监管,按照《永利棋牌集团有限责任企业招标采购实施办法》、《永利棋牌集团有限责任企业物资采购、供应管理公开实施办法》职能定位,对机构进行分层设立,实行“统一受理、分步操作、定岗定责、项目负责、规范透明、全程监管”的运作模式,科学合理地设置了监管机构,初步形成了办事的人不管事、管事的人不办事、管理与办理分开、计划与采购分开的工作机制,加之业务办理分段实施,实现了有效的内控运行机制,杜绝了“暗箱操作”,减少了“权力干预”,从源头上预防腐败行为产生,有效铲除了腐败现象的根源。二是对供应商实现了“三化”管理。即:监督网络化,供应商一旦注册经审定成为合格供应商后,相关资料就保存在系统而成为公开的,避免业务人员调走,供应商信息带走的现象;进一步加强了对中标供应商履约情况的跟踪监督,监督供应商的服务质量与价格。管理制度化,对供应商的管理实行黄牌警告、红牌罚出的管理制度,这种考核制度,以一年为一个考核期,如有一次违规或不履行合同,给予黄牌警告;有两次黄牌又无正当理由说明的,给予红牌罚出,撤消其合格供应商资格。考核数字化,系统对合格供应商进行量化考核,并纳入下一年度招标资格评审的主要内容,有效防止了其降低服务水平、抬高价格等不良行为,确保物资采购产品好、质量满足需要、服务优,提高采购质量,维护了采购的信誉和形象。

岁月如歌声声远,事业如棋局局新。永利网址坚信,在云锡控股企业各主管部门的统筹规划、协同推进下,在云锡各二级厂矿单位的积极参与和大力支撑下,云锡控股企业创新管理、拓宽阳光采购之路将越走越宽阔。

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